Datenschutz

Stand: Juni 2026 Version 1.1

Datenschutz bei BILDKOPIE

BILDKOPIE ist sich bewusst, dass die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der über unsere Plattform verarbeiteten Daten und Bilder — insbesondere von Kindern — für den Erfolg Ihres Fotografie-Business und das Vertrauen Ihrer Kund:innen entscheidend sind.

Als 100 % österreichische Plattform legen wir besonderen Wert auf transparente Informationen darüber, welche Daten wir verarbeiten, wofür wir sie verarbeiten und wie wir sie schützen.

Eckpunkte auf einen Blick

Hosting und Datenverarbeitung primär in Deutschland und Österreich (EU); einzelne Dienstleister mit EU- ​Standardvertragsklauseln für etwaige Drittlandbezüge (z. B. CDN, optionale Dokumenten-Print-Anbindung: UK)

Verschlüsselung in Transit (TLS 1.3)

Passwortgeschützte Galerien, Wasserzeichen, automatische Löschung nach Ablauf

Zahlungsdaten werden tokenisiert über zertifizierte Zahlungsdienstleister verarbeitet — niemals im Klartext bei BILDKOPIE gespeichert

Besonderer Schutz für Daten von Kindern gemäß Art. 8 DSGVO

 Fragen zum Datenschutz? Schreiben Sie uns an datenschutz@bildkopie.com — wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Häufige Fragen zu Datenschutz & Datenverarbeitung

Wer sind wir und wer ist für Ihre Daten verantwortlich?

Wir sind BILDKOPIE, eine Plattform der TECTIERS GmbH, Salmgasse 16/4, 1030 Wien, Österreich (FN 427837 y).

Wenn Sie als Fotograf:in ein Konto eröffnen und unsere AGB akzeptieren, schließen Sie automatisch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit uns ab. Dieser regelt gemeinsam mit dieser Datenschutzerklärung, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Plattform verarbeiten.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Je nachdem, wie die Plattform genutzt wird, verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

A) Kontodaten von Fotograf:innen

–    Name, Adresse und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)

–    Angaben zum Fotografenprofil und Online-Shop

–    Rechnungs- und Zahlungsinformationen

–    Login- und Nutzungsdaten zum Plattformkonto

B) Daten von Endkund:innen — Eltern/Erziehungsberechtigten (Verarbeitung im Auftrag der Fotograf:in)

–    Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Lieferadresse

–    Bestell- und Versanddetails, ausgewählte Produkte

–    Zahlungsbezogene Informationen (tokenisiert)

–    Zugangsdaten zur passwortgeschützten Galerie

C) Daten Minderjähriger (Fotos & Zuordnung)

–    Fotos von Kindern aus Schul-, Kindergarten- und Eventshootings

–    Zuordnung Foto ↔ Kind über eine interne, verschlüsselte Referenz-ID (QR-Tagging) — der QR-Code selbst enthält keine personenbezogenen Daten

–    Namen des Kindes (fall die entsprechende Funktion genutzt wird)

D) Technische Nutzungsdaten

–    IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Zeitstempel

–    Sicherheits- und Zugriffsprotokolle

Warum verarbeitet BILDKOPIE diese Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

–    die BILDKOPIE-Plattform bereitzustellen und abzusichern

–    passwortgeschützte Online-Galerien zur Verfügung zu stellen

–    Bestellungen, Zahlungen und den Versand über Fotolabore abzuwickeln

–    die automatische Zuordnung von Fotos zu Personen (QR-Tagging) zu ermöglichen

–    QR Code Karten & Bestell-Karten zu generieren

–    digitale Sofortdownloads bereitzustellen

–    Bestellbestätigungen und Service-Mitteilungen zu versenden

–    Support-Anfragen zu bearbeiten und die Plattform sicher und stabil zu betreiben

Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Weiterentwicklung unserer Dienste.

Wie ist die Datenverarbeitung zwischen Ihnen, Ihren Kund:innen und BILDKOPIE aufgeteilt?

Wenn Ihre Kund:innen (Eltern/Erziehungsberechtigte) über Ihren Shop Fotos bestellen, sind Sie in der Regel der/die Verantwortliche im Sinne der DSGVO — Sie entscheiden, welche Fotos gemacht und wie sie verwendet werden.

BILDKOPIE (TECTIERS GmbH) verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiterin in Ihrem Auftrag — etwa für Galerie, Shop, Zahlungsabwicklung und Versand.

Erhalten Sie personenbezogene Daten (z. B. Einwilligungen, Klassenlisten) von einer Schule oder einem Kindergarten, handelt diese Einrichtung als Verantwortliche, Sie als Auftragsverarbeiterin und BILDKOPIE als Unterauftragsverarbeiterin.

Wie schützt BILDKOPIE Daten von Kindern besonders?

Da BILDKOPIE primär für Schul-, Kindergarten- und Eventfotografie genutzt wird, gelten für Fotos und Daten von Kindern erhöhte Schutzmaßnahmen:

Vor jedem Shooting muss die Fotograf:in eine schriftliche Einwilligung der Eltern/Erziehungsberechtigten einholen (Art. 8 DSGVO). BILDKOPIE stellt hierfür ein Musterformular bereit.

QR-Codes enthalten ausschließlich eine interne Referenz-ID — keine Namen oder sonstigen personenbezogenen Daten. Die Zuordnung erfolgt verschlüsselt in unserer Datenbank.

Jede Galerie ist individuell passwortgeschützt; der Zugang ist zeitlich begrenzt (standardmäßig 90 Tage) und wird danach automatisch gelöscht.

Vorschaubilder sind mit Wasserzeichen versehen, um unkontrollierten Download zu verhindern.

Was passiert bei Datenschutzanfragen von Eltern oder anderen betroffenen Personen?

Wenn sich Eltern, Schüler:innen oder andere betroffene Personen mit Anfragen zu ihren Daten (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung) direkt an uns wenden, verweisen wir grundsätzlich an Sie als zuständige Fotograf:in und Verantwortliche.

Soweit BILDKOPIE als Auftragsverarbeiterin tätig ist, bearbeiten wir solche Anfragen nur in Abstimmung mit Ihnen — außer es besteht eine gesetzliche Pflicht zur direkten Bearbeitung. Anfragen können an datenschutz@bildkopie.com gerichtet werden; wir leiten sie an Sie weiter und unterstützen Sie bei der Beantwortung innerhalb von 30 Tagen.

Welche Rechte hat BILDKOPIE an hochgeladenen Fotos?

Die Urheber- und Nutzungsrechte an den hochgeladenen Fotos verbleiben bei der Fotograf:in bzw. den jeweiligen Rechteinhaber:innen. BILDKOPIE erwirbt keine Eigentumsrechte an diesen Bildern.

Soweit für den Betrieb der Plattform erforderlich, erhält BILDKOPIE die notwendigen Nutzungsrechte, um Fotos zu speichern, Vorschaubilder zu erstellen, sie in Galerien anzuzeigen und Bestellungen samt Druckaufträgen abzuwickeln. Die Nutzung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Bereitstellung unserer Dienste.

Wo und wie werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre Daten und Bilder werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert (Deutschland). Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Verschlüsselung in Transit (TLS 1.3) und at Rest (AES-256), rollenbasierte Zugriffskontrollen sowie eine logische Trennung der Daten je Fotograf:in (Mandantentrennung).

Wo werden Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt überwiegend innerhalb der Europäischen Union (Deutschland, Österreich) und des Europäischen Wirtschaftsraums (Niederlande, Luxemburg).

In einzelnen Fällen setzen wir Dienstleister ein, die ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR haben oder zu einem Konzern mit Sitz in einem Drittland gehören (z. B. USA, Vereinigtes Königreich). In diesen Fällen stellen wir geeignete Garantien sicher — insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) bzw. entsprechende Zertifizierungen der jeweiligen Anbieter.

Welche Dienstleister setzt BILDKOPIE ein?

Für den Betrieb der Plattform arbeiten wir mit folgenden Auftrags- bzw. Unterauftragsverarbeitern zusammen:

 Mit allen genannten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO bzw. gleichwertige vertragliche Vereinbarungen. Diese Liste wird laufend aktualisiert.

Welche Sicherheitsmaßnahmen setzt BILDKOPIE ein?

BILDKOPIE setzt technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 25 und 32 DSGVO ein, um personenbezogene Daten und Bilder vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

–    TLS 1.3 für alle Datenübertragungen, AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Daten

–    Bcrypt-Hashing für Passwörter — niemals Klartextspeicherung

–    Rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) und Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge

–    Rate-Limiting bei Login-Versuchen (max. 5 Fehlversuche, danach temporäre Sperrung)

–    Tägliche verschlüsselte Backups mit regelmäßigen Restore-Tests

–    Jährliche Penetrationstests sowie laufende Sicherheitsüberwachung

–    Logische Mandantentrennung — jede Fotograf:in hat einen isolierten Datenbereich

Was sollten Sie als Fotograf:in beim Datenschutz beachten?

Als Fotograf:in sind Sie für die datenschutzkonforme Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen Ihrer Aufträge selbst verantwortlich. Dazu gehört insbesondere:

–    betroffene Personen (Eltern/Erziehungsberechtigte) angemessen zu informieren (Art. 13 DSGVO)

–    erforderliche Einwilligungen vor dem Shooting einzuholen und zu dokumentieren — besonders bei Fotos von Kindern

–    eine eigene, aktuelle Datenschutzerklärung auf Ihrer Website bereitzustellen, die BILDKOPIE/TECTIERS GmbH und die eingesetzten Fotolabore als Auftragsverarbeiter nennt

–    Passwörter für Galerien sicher und individuell zu vergeben

–    nur bestellte bzw. genehmigte Fotos öffentlich zugänglich zu machen

 BILDKOPIE unterstützt Sie dabei mit technischen Schutzmaßnahmen, einem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wie geht BILDKOPIE mit Sicherheitsvorfällen (Datenpannen) um?

BILDKOPIE verfügt über interne Prozesse zur Erkennung, Bewertung und Behebung von Sicherheits- und Datenschutzvorfällen. Wird eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten festgestellt, informieren wir betroffene Fotograf:innen unverzüglich (innerhalb von 24 Stunden) und unterstützen sie bei der Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb der gesetzlichen 72-Stunden-Frist (Art. 33–34 DSGVO).

Wie lange speichert BILDKOPIE personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Nutzung der Plattform sowie zur Erfüllung gesetzlicher, vertraglicher oder steuerrechtlicher Pflichten erforderlich ist. Insbesondere gilt:

–    Galerien: 90 Tage nach Upload (von der Fotograf:in konfigurierbar)

–    Digitale Downloads: 120 Stunden nach Bereitstellung, danach Löschung vom CDN

–    Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

–    Zahlungstokens: bis max. 2 Jahre (Gewährleistungs-/Rückbuchungsschutz)

–    Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle: 90 Tage

Beendet eine Fotograf:in ihr Konto oder löscht sie Galerien, werden die zugehörigen personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Löschprozesse entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Welche Datenschutzrechte haben Sie als Fotograf:in gegenüber BILDKOPIE?

Bezüglich Ihrer eigenen Kontodaten (Name, Kontaktdaten, Rechnungsinformationen etc.) haben Sie als betroffene Person nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte gegenüber TECTIERS GmbH:

–    Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15)

–    Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)

–    Löschung personenbezogener Daten — „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17)

–    Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)

–    Datenübertragbarkeit (Art. 20)

–    Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21)

–    Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77)

 Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an datenschutz@bildkopie.com. Zuständige Aufsichtsbehörden: Österreich – dsb.gv.at, Deutschland – bfdi.bund.de.

Dieselben Rechte stehen auch Ihren eigenen Kund:innen (Eltern/Erziehungsberechtigte) bezüglich ihrer Daten zu. Da Sie für diese Daten in der Regel der/die Verantwortliche sind, richten sich entsprechende Anfragen primär an Sie — siehe dazu auch die vorherige FAQ sowie die Standard-Datenschutzerklärung, die BILDKOPIE für Ihren Shop bereitstellt.

Trifft BILDKOPIE automatisierte Entscheidungen über Personen?

Nein. BILDKOPIE nutzt keine automatisierten Entscheidungsprozesse im Sinne von Art. 22 DSGVO, die rechtliche oder vergleichbar erhebliche Auswirkungen auf Personen haben. Das QR-Tagging dient ausschließlich der technischen Zuordnung von Fotos zu Referenz-IDs und stellt keine automatisierte Entscheidungsfindung dar.

Kontakt

TECTIERS GmbH — Salmgasse 16/4, 1030 Wien, Österreich · FN 427837 y

Datenschutz-Kontakt: datenschutz@bildkopie.com

Allgemeiner Support: support@bildkopie.com